Impressão de credenciais antes ou durante o evento: qual a melhor opção?

30
JANEIRO
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Este é um assunto que costuma gerar discussão no mundo dos eventos, mas nós temos a resposta!


“Deixar as credenciais impressas antes dos convidados chegarem não é mais rápido?”, “Mas será que imprimir as credenciais na hora vai dar problema?”, “Imprimir na hora é confiável mesmo?”. Nós da Nine o’Clock ouvimos estas perguntas frequentemente ao negociarmos um credenciamento com alguns clientes -principalmente os clientes novos-.

Então, resolvemos criar este post para esclarecer algumas dúvidas sobre um de nossos principais serviços: o credenciamento com impressão. Vamos abordar alguns assuntos que são importantes para determinar se é melhor imprimir todas as credenciais antes dos convidados e deixar os atendentes apenas para buscar as credenciais ou se é melhor fazer a impressão à medida em que os convidados chegam.



Organização
Imagine um evento para 1.500 convidados com todas as credenciais já impressas em uma mesa. Dez atendentes começam a se aglomerar na mesa para pegar as credenciais dos convidados conforme eles chegam (normalmente ao mesmo tempo). Depois de 5 minutos, a chance da mesa estar totalmente bagunçada e com as credenciais bagunçadas e fora de ordem é de quase 100%, tornando cada vez mais difícil -e demorado- encontrar uma credencial.

Um evento com credenciais impressas na hora, além de não ter o problema acima, mantém a área de credenciamento sempre organizada.


Busca de nomes
O que é mais rápido: sair de sua posição e procurar um nome no meio de mil credenciais ou digitar o nome do convidado no sistema sem sair do lugar? Acertou quem escolheu a segunda opção.


Impressora
Mas afinal, imprimir uma credencial na hora é demorado ou não? Definitivamente não. Em um evento comum, o tempo médio entre a busca do nome no sistema pelo atendente e a entrega da credencial na mão do convidado é de apenas 15 segundos. Além disso, a Nine o’Clock sempre conta com equipamentos de backup em caso de alguma falha de hardware, trazendo a segurança de que o serviço de impressão não será paralisado.



Relatórios
Num credenciamento sem sistema onde os atendentes apenas buscam credenciais impressas, como saber o número exato de convidados que já chegaram até o momento? E quando o evento acabar, como será feito o relatório? Um credenciamento com sistema e impressão traz detalhes em tempo real e o relatório final do evento é realizado com muito mais facilidade/praticidade.


Nomes diferentes
Outro problema da impressão antecipada são os casos de credenciais que podem ter sido impressas com apelidos ou nomes mais conhecidos (Roberto/Beto, Carlos/Luiz Carlos, por exemplo), que podem não estar compatíveis com o nome falado pelo convidado, o que pode fazer o atendente demorar minutos até entender o problema.


Correção de erros
Se um nome estiver impresso errado, o atendente terá muito mais trabalho para corrigir o erro no caso das impressões antecipadas. Com sistema e impressora em mãos, o atendente resolve esse problema facilmente sem ter que pedir alteração a terceiros. 

 

Por tudo isso, a não ser que o evento tenha no máximo 100 convidados, imprimir as credenciais antes nunca é um bom negócio. O ideal é contar com um credenciamento rápido, organizado e de confiança como o da Nine o’Clock. Entre em contato com a gente e para realizarmos o seu credenciamento!



   
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